МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ МІНІСТЕРСТВО ОБОРОНИ УКРАЇНИ

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12 лютого 2013 р. за № 248/22780

Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України

Відповідно до статті 26 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"( 3814-12 ) і постанови Кабінету Міністрів України від 12 квітня 1995 року № 276( 276-95-п ) "Про створення галузевого державного архіву Міністерства оборони" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України та Міністерства оборони України від 03 липня 2007 року № 105/390( z0903-07 ) "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 07 серпня 2007 року за № 903/14170 (зі змінами).

3. Департаменту взаємодії з органами влади Міністерства юстиції України (Зеркаль О. В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493( 493/92 ) "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Міністр юстиції України

О. Лавринович

Міністр оборони України

П. Лебедєв

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України, Міністерства оборони України 11.02.2013  № 246/5/82

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12 лютого 2013 р. за № 248/22780

ПОЛОЖЕННЯ про галузевий державний архів Міністерства оборони України

1. Галузевий державний архів Міністерства оборони (далі — Архів) створено відповідно до статті 26 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"( 3814-12 ) і постанови Кабінету Міністрів України від 12 квітня 1995 року № 276( 276-95-п ) "Про створення галузевого державного архіву Міністерства оборони".

Архів є державною архівною установою Міністерства оборони України (далі — Міноборони), здійснює управління, методичну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи у Міноборони і Генеральному штабі Збройних Сил України (далі — Генеральний штаб), інших органах військового управління, з’єднаннях, військових частинах, військових навчальних закладах, установах і організаціях Збройних Сил України, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління Міноборони та Збройних Сил України (далі — військові частини (установи)).

Архів може мати відокремлені архівні підрозділи — територіальні архівні відділи (далі — архівні відділи), для яких Міністром оборони України вводяться окремі штати.

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України ( 254к/96-ВР ) та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міноборони, Міністерства юстиції, іншими нормативно-правовими актами, наказами Державної архівної служби (далі — Укрдержархів), а також цим Положенням.

3. Архів підпорядковується Міністру оборони України через заступника Міністра оборони України відповідно до розподілу обов’язків.

4. Архів є неприбутковою бюджетною установою. Фінансування Архіву здійснюється відповідно до законодавства.

5. Архів працює відповідно до річного плану діяльності, який затверджує заступник Міністра оборони України, і звітує перед ним про проведену роботу.

6. Архів здійснює приймання, облік та зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ) та інших документів Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) та створює умови для користування цими документами.

7. Архів зберігає:

документи НАФ та архівні документи тривалого (понад 10 років) зберігання з різними носіями інформації, що відображають діяльність Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ);

документи з кадрових питань (особового складу) Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ);

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи;

8. Основними завданнями Архіву є:

надання організаційно-методичної допомоги Міноборони і Генеральному штабу, військовим частинам (установам) з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються у них, та з питань підготовки документів до передавання в Архів;

проведення експертно-перевірною комісією Архіву експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або надання пропозицій щодо вилучення з нього;

здійснення заходів щодо охорони державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом та дотримання режиму секретності при користуванні архівними документами;

участь у виявленні профільних документів історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, їх поверненні або відтворенні в копіях;

забезпечення впорядкування документів, їх систематизації та автоматизації інформаційно-пошукових процесів;

контроль за станом діловодства та архівної справи у Міноборони і Генеральному штабі, військових частинах (установах);

нормативно-методичне забезпечення ведення архівної справи у Міноборони і Генеральному штабі, військових частинах (установах);

робота з власниками документів особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою власника);

організація в установленому порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам;

участь у розробці проектів нормативно-правових актів та методичних документів у сфері архівної справи.

9. Архів відповідно до покладених на нього завдань:

складає списки установ — джерел формування НАФ, які передають документи до Архіву, приймає ці документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання в Міноборони і Генеральному штабі, військових частинах (установах);

веде державний облік документів НАФ та подає відповідні відомості про них один раз на рік Укрдержархіву, здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням інформації зазначених документів;

складає анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;

здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в Архіві, відповідно до Методики грошової оцінки документів Національного архівного фонду( z0692-05 ), затвердженої наказом Державного комітету архівів України та Фонду державного майна України від 28 березня 2005 року № 34/683, зареєстрованої в Міністерстві юстиції 25 червня 2005 року за № 692/10972;

перевіряє роботу Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) з питань архівної справи та діловодства;

проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних архівних документів, що знаходяться за межами Архіву;

організовує приймання документів особового походження на прохання юридичних і фізичних осіб — власників документів НАФ, які стосуються діяльності Міноборони та Збройних Сил України, та забезпечує їх упорядкування та зберігання;

провадить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов’язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю, іншої інформації з обмеженим доступом;

видає архівні довідки, копії, витяги з документів на запити осіб, готує до публікації документи, що зберігаються в Архіві;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення, нові методи роботи в архівній справі;

одержувати в установленому порядку від Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) відомості стосовно зберігання і впорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції роз’яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються у Міноборони і Генеральному штабі, військових частинах (установах);

здійснювати контроль за станом діловодства, за дотриманням норм законодавства щодо впорядкування, обліку та зберігання архівних документів Міноборони і Генеральним штабом, військовими частинами (установами);

повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені описи, що не відповідають встановленим законодавством вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог чинного законодавства;

надавати за плату послуги з використання юридичними та фізичними особами відомостей, що містяться в архівних документах, виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 07 травня 1998 року № 639( 639-98-п ) "Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів"; виконувати роботи на договірних засадах. Кошти від надання платних робіт (послуг) використовувати на покриття витрат, пов’язаних з організацією та наданням робіт (послуг) згідно з основною діяльністю;

розробляти за погодженням з Укрдержархівом методичні посібники з архівної справи, скликати наради, семінари з питань, що входять до компетенції Архіву;

погоджувати інші проекти розпорядчих документів Міноборони та Збройних Сил України, які містять питання, що належать до компетенції Архіву;

надавати пропозиції щодо скасування розпорядчих документів Міноборони та Збройних Сил України, що суперечать законодавству з питань архівної справи;

брати участь у засіданнях колегії, рад, нарадах Укрдержархіву, а також Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) з профільних питань;

з метою охорони державної таємниці і захисту права власності на інформацію, що міститься в документах Архіву, встановлювати відповідно до чинного законодавства умови для їх використання.

11. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Укрдержархівом, іншими державними архівними установами, державними органами та органами місцевого самоврядування.

12. Архів очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади Міністром оборони України.

видає в межах своїх повноважень накази та дає доручення, обов’язкові для виконання всіма працівниками Архіву;

забезпечує фінансово-господарську діяльність Архіву, розпоряджається згідно з чинним законодавством коштами, забезпечує ефективне їх витрачання;

приймає на роботу та звільняє з роботи начальників архівних відділів та працівників Архіву (невійськовослужбовців);

забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства при видачі у тимчасове користування документів Архіву Міноборони і Генеральному штабу, військовим частинам (установам) та користувачам;

забезпечує у межах повноважень роботу щодо дотримання вимог законодавства з питань охорони державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом;

14. Для розгляду питань з проведення експертизи цінності документів в Архіві утворюється експертно-перевірна комісія.

Для розгляду питань науково-методичної роботи в Архіві створюється методична рада. Положення про методичну раду та її склад затверджуються наказом директора Архіву.

15. Міноборони забезпечує Архів приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними ресурсами для виконання покладених на нього завдань.

Джерелом утримання Архіву є:

Майно Архіву є державною власністю, що закріплюється за ним Міноборони України на правах оперативного управління.

У разі ліквідації Архіву майно, що закріплене за ним на праві оперативного управління, передається до Міноборони.

16. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, відповідні печатки і штампи та рахунки в Державній казначейській службі України.

Директор Департаменту взаємодії з органами влади Міністерства юстиції України

О. Зеркаль

Директор галузевого державного архіву Міністерства оборони України

В. Турчик